Документы по защите персональных данных:
перечень для учреждений дошкольного образования
Учреждение дошкольного образования, являясь самостоятельным оператором, осуществляющим обработку персональных данных, обязано выполнять предписания Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон).
1. Приказ о назначении лица, ответственного за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных.
Наряду с назначением ответственного лица необходимо разработать порядок осуществления внутреннего контроля за обработкой персональных данных, включающий периодичность и формат контрольных мероприятий, их оформление и порядок принятия решений по результатам таких мероприятий.
2. Политика учреждения образования в отношении обработки персональных данных.
Цель издания данного документа заключается в информировании субъектов персональных данных об обработке персональных данных в учреждении.
Это важно
Политика должна содержать общие положения, разъясняющие субъекту персональных данных, как и для каких целей персональные данные собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также какие права имеются у субъекта в контексте этой обработки и каков механизм их реализации.
Это важно
Как показали проверки, проводимые НЦЗПД, многие забывают отразить в политике все процессы, в ходе которых обрабатываются персональные данные (например, забывают о видеонаблюдении в здании), а также не обеспечивают соотношение целей обработки, правовых оснований, категорий субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке, и перечня обрабатываемых персональных данных.
Отмечается также несогласованность положений политики, а иногда даже прямое противоречие их друг другу. При формулировании целей обработки персональных данных в политике зачастую указывают слишком общие либо неконкретные цели обработки (например, обеспечение соблюдения законодательства, осуществление деятельности в соответствии с уставом). При определении сроков обработки персональных данных сроки либо вовсе не указываются, либо указываются неконкретные сроки («не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда срок хранения персональных данных установлен законодательством», «согласие действует до момента отзыва этого согласия либо до момента, установленного законодательством»).
Это важно
В некоторых случаях в политике не указывается механизм реализации прав субъектов персональных данных, в т. ч. не указывается лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля, либо на субъектов персональных данных возлагаются обязанности, не предусмотренные Законом, что нарушает их права и законные интересы, создает для них сложности и непонимание механизма реализации своих прав.
Обращаем внимание, что рекомендации по составлению документа, определяющего политику оператора (уполномоченного лица) в отношении обработки персональных данных, размещены в открытом доступе.
3. Документ, определяющий порядок доступа к персональным данным, в т. ч. обрабатываемым в информационном ресурсе (системе).
Порядок доступа к персональным данным целесообразно закрепить в одном документе, но отдельные его положения могут быть детализированы в иных документах, в т. ч. положениях об информационных ресурсах (системах), о видеонаблюдении и др.
При разработке порядка доступа к персональным данным в нем следует отразить различия в предоставлении такого доступа к документам в информационных ресурсах и к документам в бумажном виде. Например, доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационном ресурсе (системе), может быть ограничен посредством настроек программного обеспечения (установление разграничения доступа, паролей). А доступ к персональным данным, содержащимся в документах в бумажном виде, можно ограничить посредством организации мест для их хранения.
В любом случае данный документ может включать следующую информацию:
- перечень работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, в соответствии с целями их обработки и категориями персональных данных;
- порядок доступа в помещения, где обрабатываются персональные данные, к электронным базам персональных данных, порядок выдачи логинов и паролей, перечень должностей учреждения образования, которым может быть дан доступ, а также цели выдачи такого доступа (например, при организации оплаты питания);
- порядок прекращения доступа работников к обработке персональных данных и т. п.
4. Перечень информационных ресурсов (систем), содержащих персональные данные, собственником (владельцем) которых является учреждение образования, а также категорий персональных данных, подлежащих включению в данные ресурсы (системы).
Операторы обязаны устанавливать и поддерживать в актуальном состоянии перечень информационных ресурсов (систем), содержащих персональные данные, собственниками (владельцами) которых они являются (подп. 3.5 п. 3 Указа Президента Республики Беларусь от 28.10.2021 № 422 «О мерах по совершенствованию защиты персональных данных»).
К данным ресурсам (системам) следует относить, например, такие распространенные в учреждениях образования ресурсы (системы), как корпоративная электронная почта, программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета и отчетности, кадрового учета, сайты учреждений, автоматизированные системы контроля и управления доступом, системы видеонаблюдения, системы электронного документооборота и т. п.
5. Перечень уполномоченных лиц (если для обработки персональных данных в учреждении образования привлекаются такие лица).
Данный перечень может быть установлен как в виде отдельного документа, так и в документах, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, реестре обработки персональных данных.
При этом учреждение образования при заключении договора с уполномоченным лицом должно руководствоваться ст. 7 Закона.
6. Формы согласия субъекта персональных данных.
Учреждение образования должно разработать и утвердить формы согласия субъекта персональных данных для обработки персональных данных, осуществляемой на основании согласия. Важно учитывать, что для разных целей обработки формы согласия могут отличаться (по кругу обрабатываемых персональных данных, сроку хранения, кругу уполномоченных лиц и т. п.).
7. Документ, устанавливающий порядок удаления (уничтожения) персональных данных.
Данный документ может быть оформлен как отдельный локальный правовой акт либо включен в локальный акт, определяющий порядок функционирования информационной системы (ресурса), политику информационной безопасности.
8. Документ, определяющий порядок учета предоставления персональных данных третьим лицам.
Целесообразно вести учет предоставления персональных данных третьим лицам (например, в журнале). При отсутствии такого учета будет затруднительно в полной мере выполнять обязанности оператора (например, реализовывать право субъекта персональных данных, предусмотренное ст. 12 Закона, на получение информации о предоставлении персональных данных третьим лицам).
Требования к оформлению согласия
Если правовым основанием обработки персональных данных является согласие субъекта персональных данных (в отношении несовершеннолетнего — его законного представителя), оно должно соответствовать требованиям, предусмотренным ст. 5 Закона.
В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона согласие субъекта персональных данных представляет собой свободное, однозначное, информированное выражение его воли, посредством которого он разрешает обработку своих персональных данных.
Чтобы оценить, является ли согласие свободным, следует исходить из того, обладает ли субъект персональных данных реальным выбором, давать или не давать свое согласие, либо его согласие является вынужденным, например, в силу связанности согласия с достижением иной, желаемой для него цели (например, заключением договора, осуществлением трудовой функции, зачислением в учреждение дошкольного образования).
В целях обеспечения информированного согласия субъекту персональных данных до начала обработки должна быть предоставлена информация, предусмотренная п. 5 ст. 5 Закона.
Внесение изменений в локальные правовые акты
В должностные инструкции работников, трудовая функция которых связана с обработкой персональных данных (включая работников кадровых, бухгалтерских служб, работников, ответственных за функционирование информационного ресурса (системы)), педагогических работников необходимо внести положения, касающиеся соблюдения установленного законодательством о персональных данных и локальными правовыми актами порядка обработки персональных данных.
Конкретный перечень таких обязанностей определяется в каждом конкретном случае исходя из специфики деятельности работника. Примерный перечень таких обязанностей можно найти на сайте НЦЗПД.
В должностных инструкциях остальных работников, обрабатывающих персональные данные, может быть предусмотрена их обязанность «соблюдать установленный законодательством о защите персональных данных и локальными правовыми актами порядок обработки персональных данных».
Ознакомление работников с документами
Важно помнить и о том, что к числу обязательных мер по обеспечению защиты персональных данных относится не только подготовка вышеуказанных документов, но и ознакомление работников учреждения образования и иных лиц, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства о персональных данных, в т. ч. с требованиями по защите персональных данных, документами, определяющими политику в отношении обработки персональных данных, иными документами, а также обучение указанных работников и иных лиц в порядке, установленном законодательством (абз. 4 п. 3 ст. 17 Закона).
Порядок ознакомления (ознакомление под роспись и др.) определяет само учреждение образования. Важно, чтобы это ознакомление не носило формального характера, а работники детально ознакомились с тем объемом информации, который им необходим для успешного выполнения трудовых функций.
Заключение договоров на оказание платных услуг в сфере образования
Согласно п. 1 ст. 130 Кодекса об образовании учреждения образования могут осуществлять приносящую доходы деятельность в соответствии с актами законодательства.
В соответствии с п. 1 ст. 59 Кодекса об образовании для оказания услуг в сфере образования при реализации образовательных программ на платной основе заключается договор, например, на проведение дополнительных занятий по отдельному предмету (предметам), на иные платные услуги и др. При этом одной из сторон договора выступает учреждение образования. На педагогических работников в таких случаях возлагается обязанность осуществления указанных видов деятельности, исходя из педагогической нагрузки.
Таким образом, заключение договоров на оказание платных услуг в сфере образования, а также их исполнение может рассматриваться в качестве трудовой функции работника, поскольку указанные договоры направлены на получение доходов от оказания образовательных и иных услуг учреждением образования.
В отдельных случаях учреждение образования для оказания подобных платных услуг может привлекать педагогических работников по договору подряда. Сторонами таких договоров выступают учреждение образования и педагог, а предметом договоров является оказание образовательных услуг. В подобных случаях получение согласия педагога также не требуется, поскольку правовым основанием обработки является абз. 15 ст. 6 Закона (получение персональных данных оператором на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором).
Защита персональных данных при размещении фото и видео на сайте учреждения
Необходимо ли получать согласие законных представителей воспитанников при размещении их фото и видео на сайте учреждения дошкольного образования?
Не нужно, если основной объект на снимке — не изображение ребенка, а проводимое мероприятие.
В настоящее время в республике принимаются меры по внесению изменений в НПА в целях регулирования вопроса о размещении фотографий и видеозаписей на сайтах организаций.
До внесения соответствующих изменений в акты законодательства государственным учреждениям образования следует руководствоваться Положением о порядке функционирования интернет-сайтов государственных органов и организаций (утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29.04.2010 № 645 (далее — Положение № 645)).
На основании подп. 7.7 п. 7 Положения № 645 размещение по решению руководителя государственного учреждения образования на сайте, в соцсетях фотографий и видеозаписей с изображением участников мероприятия (в т. ч. несовершеннолетних) без получения их согласия в рамках новостного контента, освещения спортивных, культурных, образовательных мероприятий не рассматривается как нарушение Закона Республики Беларусь от 07.05.2022 № 99-З «О защите персональных данных».
Изображение ребенка при этом не должно быть основным объектом на снимке, фотография должна отражать именно проводимое мероприятие.
В случае, если акцент делается на изображении ребенка, то для размещения таких фотографий или видеоизображения необходимо получать согласие законного представителя воспитанника.
Когда согласие брать не следует
Согласие субъекта персональных данных не является универсальным или обязательным условием для обработки персональных данных. Обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных ст. 6 и 8 Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон).
При определении правового основания обработки персональных данных в учреждении образования заведующему необходимо внимательно изучить ст. 6 и ч. 2 ст. 8 Закона. И только в том случае, если ни одно из указанных в них оснований не подходит, можно говорить о том, что обработку персональных данных необходимо осуществлять на основании согласия.
Еще одним критерием, позволяющим определиться с выбором правового основания обработки, может являться, в частности, тот факт, что отзыв согласия, если субъект решит воспользоваться своим правом, сам по себе не повлечет прекращения обработки персональных данных. Если такая обработка будет продолжаться, например, в силу требований законодательных актов, необходимости выполнения возложенных на оператора или уполномоченное лицо обязанностей, продолжения исполнения условий договора, следует констатировать, что обработка персональных данных должна осуществляться на ином правовом основании, и согласие субъекта персональных данных не требуется.
В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона согласие на обработку персональных данных представляет собой свободное выражение воли субъекта персональных данных. Во многих формах согласия, используемых учреждениями образования, родителю (законному представителю) или обучающемуся не предоставлена возможность по своему усмотрению отказаться от одной или нескольких целей обработки, а также отозвать согласие в отношении одной или нескольких целей обработки, что не согласуется с требованиями ст. 5 Закона.
